OGSM-sessie en werkblad

Hoe het werkblad eruitziet

Eén A4, vier vakken en een kolom met acties.

Bovenaan de ambitie. Eén zin over waar je over drie tot vijf jaar wilt staan. Geen bijzinnen.

Links de doelen. Drie tot vijf, elk met een getal, een datum en een naam erachter.

Midden de strategieën. Drie tot vijf keuzes over hoe je die doelen wilt halen. Dit is het vak waar de discussie zit.

Rechts de meetpunten. Per strategie waaraan je ziet of hij werkt.

Onderaan of ernaast de acties. Wat er concreet gebeurt, met wie en wanneer.

De vorm doet er minder toe dan de beperking. Wat er niet op past, is niet belangrijk genoeg. Werk je digitaal, houd dan die beperking aan: zodra het twee pagina's worden, is het geen OGSM meer.

De sessie voorbereiden

Zonder voorbereiding wordt het een gesprek over meningen. Drie dingen leg je klaar.

De bedrijfsdoelen. Waar stuurt de directie op. De ambitie in je OGSM moet daaruit volgen, anders bouw je een plan naast het plan.

De cijfers. Wat er nu gebeurt: omzet per segment, waar aanvragen vandaan komen, hoe lang trajecten duren, wat er is misgelopen. Feiten, geen interpretatie.

Wat klanten zeggen. Een handvol citaten uit gesprekken doet in een sessie meer dan een rapport.

Stuur dat vooraf rond en vraag mensen het te lezen. Dat gebeurt half, en het scheelt alsnog een uur.

Wie erbij zit

De mensen die het moeten uitvoeren, plus iemand die knopen kan doorhakken. In de praktijk zijn dat marketing, sales en iemand van de directie.

Vier tot acht mensen werkt het beste. Minder dan vier levert te weinig weerwoord op, meer dan acht maakt het gesprek traag en dan haakt de helft af.

Zit er niemand van sales bij, dan stel je een marketingplan op en geen bedrijfsplan.

De sessie zelf

Een dagdeel is genoeg als de voorbereiding klopt.

Begin bij de ambitie. Laat iedereen los opschrijven waar het bedrijf over vijf jaar staat en lees dat hardop voor. De verschillen die daar opduiken zijn de waardevolste twintig minuten van de dag.

Dan de doelen. Waaraan zou je zien dat de ambitie dichterbij komt. Dwing een getal af, ook als het ongemakkelijk voelt.

Dan de strategieën. Hier hoort het te schuren. Vraag bij elke voorgestelde strategie: wat doen we dan niet meer. Komt daar geen antwoord op, dan is het geen keuze.

Dan de meetpunten. Per strategie: waaraan zien we of dit werkt, en wat doen we als het tegenvalt.

De acties werk je na de sessie uit. Doe je dat in de sessie, dan gaat de tijd op aan planning in plaats van aan keuzes.

Per teamgrootte

Klein team, tot tien mensen. Eén OGSM voor het geheel. Iedereen zit in de sessie. Dit is de eenvoudigste vorm en meestal de effectiefste.

Middelgroot, tot vijftig. Eén OGSM voor het bedrijf, en per afdeling een eigen A4 waarvan de ambitie een strategie uit het bedrijfsplan is. Zie Strategie cascaderen.

Groter. Meerdere lagen, en dan wordt bewaken belangrijker dan opstellen. Wijs iemand aan die de samenhang tussen de plannen bewaakt, anders groeien ze uit elkaar.

Waar het gesprek vastloopt

Iedereen is het te snel eens. Meestal betekent het dat de formuleringen zo algemeen zijn dat niemand het ermee oneens kan zijn. Vraag door tot er iets staat waar iemand van schrikt.

Het wordt een lijst met projecten. Herkenbaar aan strategieën die met een werkwoord beginnen. Vraag telkens waarom juist dat, en wat het alternatief was.

De hoogste in rang praat het meest. Laat mensen eerst los opschrijven en dan pas voorlezen. Dat scheelt meer dan welke werkvorm ook.

Er valt niets af. Zonder schrappen is er geen strategie. Als het niet lukt, dwing het af: van deze acht strategieën mogen er vier blijven.

Het loopt uit op de acties. Kap dat af en plan het na de sessie in.

Na de sessie

Werk het A4 binnen een week uit en stuur het rond. Hoe langer het duurt, hoe meer energie eruit loopt.

Bespreek het in de teamoverleggen, niet als bijlage in een mail. Zet de vier kwartaalmomenten in de agenda voordat iedereen de kamer uit is.

En hang het op, letterlijk. Een A4 aan de muur wordt gelezen; een bestand in een gedeelde map niet.

Checklist: de sessie voorbereiden

1. 01Zijn de bedrijfsdoelen, de cijfers en de klantcitaten vooraf rondgestuurd?
2. 02Zit er iemand van sales en iemand van de directie bij?
3. 03Zijn het vier tot acht deelnemers?
4. 04Is er een dagdeel gereserveerd, zonder andere agendapunten?
5. 05Is afgesproken dat de acties na de sessie komen?
6. 06Staat er iemand klaar om het A4 binnen een week uit te werken?
7. 07Staan de vier kwartaalmomenten al in de agenda?

Wat OGSM is staat in OGSM-strategieplan voor B2B-marketing. Hoe je de doelen scherp krijgt staat in Doelen stellen en meten.