Rollen in de DMU

Rollen zijn geen functies

De zes rollen hieronder zijn posities in een besluit, geen plekken in het organogram. Eén directeur kan tegelijk initiator, beslisser en inkoper zijn. In een groot bedrijf zitten er vier beïnvloeders aan tafel die het onderling oneens zijn. Wie welke rol heeft, leid je af uit wat iemand wil weten en waarop hij je afrekent.

Dat betekent ook dat je de rollen per traject opnieuw invult. Dezelfde persoon kan bij het ene project de beslisser zijn en bij het volgende alleen adviseur.

De initiator

De initiator signaleert dat het anders moet. Vaak een teamleider of specialist die dagelijks tegen het probleem aanloopt en op een gegeven moment zegt dat er een betere manier moet zijn. Hij zet het proces in gang, maar heeft zelden budget.

Wat hij van je wil weten: dat je zijn probleem echt begrijpt. Een voorbeeld van een vergelijkbare situatie doet hier meer dan een productoverzicht. Help hem het probleem scherp te formuleren, want dat is wat hij intern moet verkopen.

De gebruiker

De gebruiker gaat er straks mee werken. Zijn vraag is of jouw oplossing zijn werk makkelijker of moeilijker maakt, en dat oordeel weegt zwaar: een systeem dat het team niet wil gebruiken mislukt, hoe goed de specificaties ook zijn.

Wat hij van je wil weten: hoe het er in de praktijk uitziet. Laat het zien in plaats van het te beschrijven. Wees eerlijk over wat er verandert in het dagelijkse werk en hoeveel inwerktijd het kost. Wie dat verzwijgt, krijgt het later terug als weerstand.

De beïnvloeder

De beïnvloeder beoordeelt inhoudelijk. In IT is dat de architect of de securityverantwoordelijke, in techniek de engineer die de specificaties kent. Hij stelt de lastige vragen en zijn oordeel telt zwaar, ook al tekent hij niets.

Wat hij van je wil weten: de details, en waar je oplossing tekortschiet. Wees open over wat je niet kunt. Een leverancier die zegt dat iets nog niet kan maar op de planning staat, wint hier meer vertrouwen dan een leverancier die alles belooft.

De beslisser

De beslisser geeft goedkeuring. Hij denkt in strategische waarde en in de vraag of dit de moeite waard is naast alle andere dingen die geld kosten. Techniek interesseert hem alleen voor zover die een risico vormt.

Wat hij van je wil weten: wat het oplevert, wanneer, en wat er misgaat als jullie niets doen. Houd het kort. Een samenvatting van één pagina met de onderbouwing als bijlage werkt beter dan één lang document.

De inkoper

De inkoper toetst het aan budget, voorwaarden en inkoopbeleid. Hij komt meestal laat binnen, en dan gaat het over prijs, looptijd, serviceafspraken en aansprakelijkheid.

Wat hij van je wil weten: een helder prijsmodel zonder verrassingen achteraf. Verborgen kosten die pas bij het contract opduiken kosten je vertrouwen op het slechtst denkbare moment. Zorg dat je voorwaarden op tafel liggen voordat er onderhandeld wordt.

De gatekeeper

De gatekeeper bepaalt wie er langs mag en welke informatie doorkomt. Dat kan een inkoopafdeling zijn, een managementassistent of een adviseur die de selectie begeleidt.

Wat hij van je wil weten: of jij de moeite van het doorsturen waard bent. Lever informatie die hij zonder bewerking kan doorgeven, kort en met een duidelijke afzender. Behandel hem als deelnemer en niet als obstakel, want hij heeft vaak meer invloed dan zijn functietitel suggereert.

Hoe je herkent wie welke rol heeft

Je hoort het meestal aan de vragen. Wie vraagt wat het kost, zit in de beslisser- of inkopershoek. Wie vraagt hoe het koppelt met het huidige systeem, is beïnvloeder. Wie vraagt hoe lang het duurt om het te leren, is gebruiker.

Let ook op wat mensen tussen neus en lippen zeggen. "Dit moet ik nog even langs de directie leggen" vertelt je dat je niet met de beslisser praat. "Dat gaat langs onze securityofficer" geeft je een naam die je nog niet had.

Een praktische test: stuur twee stukken over hetzelfde onderwerp, een inhoudelijke uitwerking en een korte samenvatting. Wie op welk stuk reageert, zegt iets over zijn rol.

MKB en grote organisaties

In het MKB is de DMU compact en beslist het sneller. De directeur draagt meerdere rollen en je kunt direct met hem praten. Het risico is dat je denkt dat je klaar bent na één goed gesprek, terwijl de gebruiker nog niets gezien heeft.

In grote organisaties zijn de rollen verdeeld over afdelingen met eigen doelen. Het traject duurt langer en het meeste afwegen gebeurt in overleggen waar jij niet bij zit. Hier telt vooral of je contactpersoon jouw verhaal intern kan navertellen zonder jou erbij.

Checklist: de rollen invullen per account

1. 01Zet de zes rollen op een rij en schrijf achter elke rol een naam. Blijft er een rol leeg, dan mis je iemand.
2. 02Noteer per naam de vraag die die persoon als eerste stelde. Dat is zijn belang.
3. 03Controleer of je de gebruiker gesproken hebt en niet alleen zijn leidinggevende.
4. 04Zoek uit wie de technische toetsing doet en betrek hem vroeg.
5. 05Vraag wie het contract tekent en of daar nog een stap achter zit.
6. 06Werk de lijst bij na elke fase, want de rollen verschuiven onderweg.

Hoe die verschuiving per fase verloopt staat in DMU in de verkoopcyclus. Kom je bij bepaalde rollen niet binnen, dan helpt DMU bereiken en overtuigen.